Πολλοί από τους κοινωνικούς οργανισμούς που μας περιβάλλουν καταλήγουν να αποτυγχάνουν για λόγους όχι τόσο οικονομικούς ή οικονομικούς, αλλά επειδή είναι ανίκανοι να επιλύσουν κοινωνικά και σχεσιακά ζητήματα. Όπως καθιέρωσαν οι Fernando Zembranos και José Ángel Medina, συγγραφείς του Ευφυείς Ομάδες. Θεωρία και πρακτικές ομαδικής εργασίας , «Συχνά φαίνεται ότι οι ομάδες δεν είναι «περισσότερο από το άθροισμα των μερών τους» είναι μια πραγματική αφαίρεση των δυνατοτήτων των μερών τους».

Οι συγγραφείς αυτοί επισημαίνουν το σύστημα των αλληλεπιδράσεων, την κοινή κουλτούρα, τον τρόπο διεξαγωγής των συναντήσεων, τον τρόπο συντονισμού της εργασίας ή τον τρόπο επίλυσης συγκρούσεων ως συναφείς παράγοντες. Αντιμέτωποι με αυτό, διαπιστώνουν, «μια έξυπνη ομάδα είναι αυτή που καταφέρνει πραγματικά να είναι κάτι περισσότερο από το άθροισμα των μερών της. Είναι μια ομάδα που εκμεταλλεύεται τις δυνατότητες και τις ευκαιρίες λόγω του γεγονότος ότι είναι ομάδα:

• Εκτελεί συλλογικά αυτό για το οποίο έχει δημιουργηθεί.
• Ενσωματώνει την ευημερία των ατόμων που θεωρούνται μεμονωμένα με την ομάδα γενικά.
• Κοινωνικοποιεί τον εγκέφαλο κάθε μέλους του για να δημιουργήσει μια συλλογική νοημοσύνη.
• Εκμεταλλευτείτε τη διαφορετικότητα των ανθρώπων που το συνθέτουν αντί να το θεωρείτε λάθος.
• Κάνει την αίσθηση της ομάδας αποτέλεσμα μιας πραγματικής συλλογικής κατασκευής και όχι επιβεβλημένης.
• Έχει μια οριζόντια, προσανατολισμένη στην εργασία δομή που σχεδιάστηκε από την ίδια την ομάδα.
• Εφαρμόζει μέσα, πόρους και προσεγγίσεις που διευκολύνουν τη συνεργατική αλληλεπίδραση.

Η βελτίωση αυτών των δυναμικών της ομάδας μπορεί να διδαχθεί και να διδαχθεί για την επίτευξη λειτουργικής και οριζόντιας λειτουργίας, όπου όλοι συμμετέχουν και μοιράζονται τη σοφία τους. Σε αυτή τη διαδικασία, μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο να έχουμε τη φιγούρα ενός συντονιστή ή/και να μας καθοδηγήσει ως ομάδα για να αποκτήσουμε αυτές τις δεξιότητες. Οι περισσότερες ομάδες τείνουν να εστιάζουν την ενέργειά τους στην επίτευξη των στόχων τους γρήγορα, χωρίς να δίνουν αρκετή προσοχή σε αυτό που συμβαίνει κάτω από την επιφάνεια. Κατά συνέπεια, συχνά υπονομεύουν τη μακροπρόθεσμη επιτυχία της προσπάθειας. Ένας καλός συντονιστής βοηθά στην επίλυση αυτών των δυσκολιών εξισορροπώντας την εστίαση σε τρεις διαστάσεις: Αποτελέσματα, Διαδικασία και Σχέση.

Το κύριο καθήκον του συντονιστή είναι να βοηθήσει την ομάδα να γίνει πιο αποτελεσματική βελτιώνοντας τη διαδικασία και τη δομή της. Η διευκόλυνση είναι ένα σύστημα εργαλείων, τεχνικών και δεξιοτήτων που βοηθούν μια ομάδα ανθρώπων να εργαστεί καλά για να καθορίσει ένα κοινό όραμα, να λάβει αποφάσεις, να επιτύχει τους στόχους της και να δημιουργήσει ένα κλίμα σχέσης όπου κυριαρχεί η εμπιστοσύνη και η επικοινωνία είναι ρευστή, ενσυναίσθηση και ειλικρινής. Είναι επίσης χρήσιμο να εργάζεστε με συγκρούσεις, όταν προκύπτουν, σε συνδυασμό με άλλες τεχνικές, όπως η διαμεσολάβηση ή διαφορετικοί τύποι φόρουμ.

Διάγραμμα ομαδικής διευκόλυνσης (Πηγή: cooperación.es)

Η διαδικασία του διαμεσολαβητή μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την κατάσταση, αλλά τις περισσότερες φορές, έχετε τις ακόλουθες ευθύνες όταν συμμετέχετε σε εργαστήρια ή διευκόλυνση συνάντησης:

Σχεδιασμός και Προγραμματισμός – Ο ακρογωνιαίος λίθος της διευκόλυνσης είναι η κατανόηση των στόχων της συνεδρίας, ώστε να μπορείτε να εργαστείτε για την επίτευξή τους. Μόλις μάθετε τους στόχους, είναι καιρός να σχεδιάσετε τη σωστή ομαδική διαδικασία και να επιλέξετε τις σωστές τεχνικές διευκόλυνσης που θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε τα αποτελέσματα. Έχοντας μια σταθερή ατζέντα θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε την εμπιστοσύνη και να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

Εκτελέστε τη διαδικασία και διευκολύνετε τη συνάντηση : Όταν ξεκινήσει η συνεδρία, είναι καιρός να καθοδηγήσετε την ομάδα στη σχεδιασμένη διαδικασία, να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή και να βοηθήσετε την ομάδα να πετύχει τους στόχους της. Ακολουθούν μερικά από τα πιο σημαντικά στοιχεία του τι κάνει συγκεκριμένα ένας συντονιστής κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίας:

• Ρύθμιση του πλαισίου και των βασικών κανόνων – Πρόκειται για τη διασφάλιση ότι όλοι είναι στην ίδια σελίδα σχετικά με τους στόχους και την ατζέντα της συνεδρίας και διασφαλίζοντας ότι όλοι γνωρίζουν και συμφωνούν με τους κανόνες της συνάντησης (δημιουργούνται κανόνες σχετικά με το σεβασμό των απόψεων των άλλων, πώς οι ερωτήσεις θα να απαντηθεί κ.λπ.). Οι βέλτιστες πρακτικές διευκόλυνσης περιλαμβάνουν την παροχή παραδειγμάτων – ο καθορισμός των βασικών κανόνων είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε.
• Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή: Είναι σημαντικό να δημιουργηθεί ένα περιβάλλον στο οποίο όλοι θα αισθάνονται ενθαρρύνονται να μοιραστούν τις απόψεις τους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το σπάσιμο του πάγου, τη βοήθεια των ανθρώπων να προετοιμαστούν για τη συνάντηση και την αναγνώριση της συνεισφοράς των συμμετεχόντων στις συνομιλίες. Αυτή είναι μια από τις πιο σημαντικές δεξιότητες ομαδικής διευκόλυνσης.
• Διευκολύνετε τις συζητήσεις: Παραμένοντας ουδέτεροι, αυτό θα σας βοηθήσει να ξεκινήσετε και να ολοκληρώσετε τις συζητήσεις, να επισημάνετε σημεία συναίνεσης και να συνοψίσετε βασικές προτάσεις. Επέμβετε μόνο όταν είναι απαραίτητο και βοηθήστε την ομάδα να ξεκαθαρίσει τα αποτελέσματα.
• Διατηρήστε χρόνο και χώρο: Καθώς καθοδηγείτε την ομάδα στα διάφορα βήματα της διαδικασίας, διατηρήστε ένα εστιασμένο και συμμετοχικό περιβάλλον. Φροντίστε τον χρόνο και διατηρήστε το ευνοϊκό περιβάλλον για να εγγυηθείτε παραγωγικές συζητήσεις.
• Παρακολουθήστε την αποτελεσματικότητα της ομαδικής εργασίας και προσαρμόστε τη διαδικασία εάν είναι απαραίτητο: Ο κύριος στόχος ως συντονιστής είναι να συνεχίσετε την ομαδική εργασία και να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες συμβάλλουν στην εξεύρεση λύσεων κατά τη διάρκεια της συνεδρίας. Εάν παρατηρηθεί ότι η συνεργασία αποτυγχάνει ή η διαδικασία έχει βαλτώσει, πρέπει να βρούμε τις κατάλληλες τεχνικές για να προσαρμόσουμε το σχέδιο και να βοηθήσουμε να επανέλθει η ομάδα σε καλό δρόμο.
• Καταγράψτε τα αποτελέσματα: συμφωνίες που επιτεύχθηκαν, σημεία συναίνεσης, αποφάσεις και στοιχεία δράσης. Όλα αυτά θα πρέπει να καταγράφονται και κατά προτίμηση να διατηρούνται ορατά σε όλους τους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Η αποτελεσματική διευκόλυνση αφορά τη δημιουργία ενός ανοιχτού διαλόγου για ομάδες και ομάδες. Η καταγραφή και η κοινοποίηση των αποτελεσμάτων μιας συνάντησης ή ενός εργαστηρίου είναι χαρακτηριστικό γνώρισμα ενός συντονιστή που κάνει εξαιρετική δουλειά.

Η ανάπτυξη των δεξιοτήτων για να είσαι καλός συντονιστής είναι μια διαδικασία που βελτιώνεται με την εξάσκηση, την εξάσκηση και την εξάσκηση. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τις δεξιότητες που απαιτούνται για να διευκολύνετε μια ομάδα και να λάβετε μέτρα για τη βελτίωση και την ενίσχυση αυτών των δεξιοτήτων. Ορισμένες δεξιότητες διευκόλυνσης για την προετοιμασία για μια συνάντηση περιλαμβάνουν:

• Δημιουργήστε ένα περιβάλλον χωρίς αποκλεισμούς
• Κοινοποιήστε σαφείς οδηγίες και οδηγίες
• Δυναμική ομάδας (και διαχείριση ομάδας)
• Ενσυναίσθηση
• Ενεργητική ακρόαση
• Προφορικές δεξιότητες για τη διευκόλυνση των συνομιλιών.
• Τη διαχείριση των συγκρούσεων
• οικοδόμηση συναίνεσης
• Διαχειριστείτε το χρόνο
• Μετρήστε το επίπεδο ενέργειας ενός δωματίου
• Ευκαμψία
• μείνε ουδέτερος
• καταγραφή αποτελεσμάτων