Muchas de las organizaciones sociales que nos rodean terminan fracasando por razones no tanto económicas o financieras, sino porque son incapaces de resolver cuestiones sociales y relacionales. Según lo establecido por Fernando Zembranos y José Ángel Medina, autores de Grupos inteligentes. Teoría y prácticas del trabajo en equipo. , “muchas veces se ve que los grupos lejos de ser 'más que la suma de sus partes' son una verdadera resta de las posibilidades de sus partes”.

Estos autores señalan como factores relacionados el sistema de interacciones, la cultura compartida, la forma de realizar reuniones, la forma de coordinar el trabajo o la forma de resolver conflictos. Frente a esto, establecen, “un grupo inteligente es aquel que realmente logra ser más que la suma de sus partes. Es un grupo que aprovecha las potencialidades y oportunidades por el hecho de ser grupo:

• Realiza colectivamente aquello para lo que ha sido creado.
• Integra el bienestar de los individuos considerados individualmente con el del grupo en general.
• Socializa el cerebro de cada uno de sus miembros para dar origen a una inteligencia colectiva.
• Aprovecha la diversidad de las personas que lo componen en lugar de considerarlo un error.
• Hace que el sentido del grupo sea el resultado de una construcción colectiva real y no impuesta.
• Tiene una estructura horizontal, orientada a tareas y diseñada por el propio grupo.
• Implementa instrumentos, recursos y enfoques que facilitan la interacción cooperativa.

La mejora de estas dinámicas grupales se puede aprender y enseñar para lograr un funcionamiento funcional y horizontal, donde todos participen y compartan su sabiduría. En este proceso puede ser de gran ayuda contar con la figura de un facilitador y/o guiarnos como grupo para adquirir estas habilidades. La mayoría de los grupos tienden a concentrar su energía en alcanzar sus objetivos rápidamente, sin prestar suficiente atención a lo que sucede debajo de la superficie. En consecuencia, a menudo socavan el éxito a largo plazo del esfuerzo. Un buen facilitador ayuda a resolver estas dificultades equilibrando el enfoque en tres dimensiones: Resultados, Proceso y Relación.

La tarea principal del facilitador es ayudar al grupo a ser más efectivo mejorando su proceso y estructura. La facilitación es un sistema de herramientas, técnicas y habilidades para ayudar a un grupo de personas a trabajar bien para definir una visión común, tomar decisiones, alcanzar sus objetivos y crear un clima relacional donde prevalezca la confianza y la comunicación sea fluida, empática y honesta. También es útil trabajar con los conflictos, cuando surgen, en combinación con otras técnicas, como la mediación o diferentes tipos de foros.

Diagrama de facilitación de grupos (Fuente: cooperación.es)

El proceso del facilitador puede variar dependiendo de la situación, pero la mayoría de las veces, usted tiene las siguientes responsabilidades al participar en la facilitación de un taller o reunión:

Diseño y Planificación – La piedra angular de la facilitación es comprender cuáles son los objetivos de la sesión para poder trabajar para alcanzarlos. Una vez que conozca los objetivos, es hora de diseñar el proceso grupal correcto y seleccionar las técnicas de facilitación adecuadas que lo ayudarán a lograr los resultados. Tener una agenda sólida te ayudará a mantener la confianza y realizar los ajustes necesarios durante el evento.

Ejecutar el proceso y facilitar la reunión. : Cuando comienza la sesión, es momento de guiar al grupo a través del proceso diseñado, fomentar la participación y ayudar al grupo a lograr sus objetivos. Estos son algunos de los elementos más importantes de lo que hace específicamente un facilitador durante una sesión:

• Establecer el contexto y las reglas básicas: se trata de asegurarse de que todos estén en sintonía sobre los objetivos y la agenda de la sesión y de asegurarse de que todos conozcan y estén de acuerdo con las reglas de la reunión (las reglas se crean sobre el respeto de las opiniones de los demás, cómo se formularán las preguntas). ser respondido, etc.). Las mejores prácticas de facilitación incluyen predicar con el ejemplo: establecer las reglas básicas es un excelente punto de partida.
• Fomentar la participación: es importante crear un entorno en el que todos se sientan animados a compartir sus opiniones. Esto puede implicar romper el hielo, ayudar a las personas a prepararse para la reunión y reconocer las contribuciones de los participantes a las conversaciones. Esta es una de las habilidades de facilitación de grupos más importantes.
• Facilite los debates: mantenerse neutral ayudará a iniciar y finalizar las conversaciones, destacando los puntos de consenso y resumiendo las conclusiones clave. Intervenir sólo cuando sea necesario y ayudar al grupo a aclarar los resultados.
• Mantenga el tiempo y el espacio: mientras guía al grupo a través de los diferentes pasos del proceso, mantenga un ambiente enfocado y participativo. Cuide el tiempo y mantenga el ambiente propicio para garantizar discusiones productivas.
• Monitorear la eficiencia del trabajo grupal y ajustar el proceso si es necesario: El principal objetivo como facilitador es hacer que el trabajo grupal avance y asegurarse de que todos los participantes contribuyan a encontrar soluciones durante la sesión. Si nos damos cuenta de que la cooperación falla o el proceso está estancado, debemos encontrar las técnicas adecuadas para ajustar el plan y ayudar a que el grupo vuelva a encaminarse.
• Registrar los resultados: acuerdos alcanzados, puntos de consenso, decisiones y elementos de acción; todo esto debe registrarse y preferiblemente mantenerse visible para todos los participantes durante el evento. La facilitación eficaz consiste en crear un diálogo abierto para grupos y equipos. Registrar y compartir los resultados de una reunión o taller es un sello distintivo de un facilitador que hace un gran trabajo.

Desarrollar las habilidades para ser un buen facilitador es un proceso que mejora con práctica, práctica y práctica. Es importante conocer las habilidades necesarias para facilitar un grupo y tomar medidas para mejorar y reforzar esas habilidades. Algunas habilidades de facilitación para prepararse para una reunión incluyen:

• Crear un ambiente inclusivo
• Comunicar pautas e instrucciones claras.
• Dinámica de grupo (y gestión de grupo)
• Empatía
• Escucha activa
• Habilidades verbales para facilitar las conversaciones.
• Manejo de conflictos
• la creación de consenso
• Administrar el tiempo
• Medir el nivel de energía de una habitación.
• Flexibilidad
• mantente neutral
• registro de resultados