A primeira premissa, portanto, é garantir a relevância que os processos de comunicação têm para o bom desenvolvimento de qualquer projeto ou iniciativa. Às vezes, planeamos um evento ou ação até ao último detalhe, mas esquecemos que não só temos que o fazer bem, mas também temos que comunicá-lo, para que realmente tenha a projeção e o impacto que desejamos.

Existem muitos manuais e recursos de comunicação (alguns dos quais recomendamos na seção de referências), e o objetivo destas páginas não é fazer algo aprofundado, mas sim dar algumas chaves e ideias básicas para que qualquer organização possa fazer o seu trabalho. trabalho. Outro erro comum é pensar que a comunicação é assunto de especialistas e que não estamos treinados para isso. Porém, somos seres sociais por definição e nos comunicamos continuamente, então para fins práticos já somos comunicadores, então vamos ter consciência disso e aproveitar ao máximo.

Como em qualquer projeto ou iniciativa, ter um bom planejamento estratégico é fundamental. O caso da comunicação não foge à regra e ter questões definidas como que ações queremos realizar, quando as vamos realizar ou que recursos temos é sem dúvida uma grande ajuda para atingir os nossos objetivos.

Como veremos na próxima secção, o plano de comunicação será uma ferramenta fundamental para isso, o nosso roteiro em torno do qual definiremos objetivos, públicos, mensagens e ações. Mas, para podermos projetar, devemos saber por onde partimos, analisar o estado da nossa organização e a partir daí focar numa estratégia de comunicação situada.
Existem múltiplas ferramentas de análise, mas uma simples e relativamente comum nos processos analíticos das organizações é a SWOT.

SWOT. (Fonte: dafo.ipyme.org)

A SWOT é uma ferramenta aplicável à análise da comunicação, mas não devemos perder de vista fazê-lo com estas chaves e não numa perspectiva geral. Compartilhamos algumas dúvidas que podem ajudar nessa prática:

Oportunidades: Que oportunidades de comunicação estão disponíveis para você? Quais tendências estão varrendo e de quais você pode se beneficiar? Como você poderia se comunicar melhor? Existe um espaço ainda não saturado no qual você poderia se encaixar? As redes sociais são uma oportunidade de comunicação para a sua marca? E a mídia? O que você acha que pode fazer no nível de comunicação para aumentar sua visibilidade? Existe alguma tecnologia ou aplicativo mobile que possa ajudar ou contribuir positivamente na comunicação da sua marca? Você usa todos os recursos de comunicação disponíveis?

Ameaças : O que sua concorrência está fazendo? Como você se comunica com os clientes? O que poderia distraí-lo ou ofuscá-lo? Existe alguma mudança na demografia, nas necessidades ou na forma como o seu público se comunica que possa prejudicá-lo? Você pertence a um setor com pouca ou nenhuma tradição em comunicação? Uma crise está chegando?
Depois de saber quais são as oportunidades e ameaças que afetam a comunicação da sua empresa, é hora de fazer uma avaliação interna para estabelecer quais são as suas virtudes (pontos fortes) e defeitos (fraquezas).

Fraquezas : Como e o que você pode melhorar na comunicação? Que desvantagens você tem em comparação com a concorrência? Você não tem experiência? O que está falhando? Você tem clareza sobre o seu posicionamento como marca ao nível da comunicação? A mídia fala sobre você e sua marca? Você compartilha conteúdo valioso para seu público? Você saberia como sair ou enfrentar uma crise de comunicação?

Forças: No que você é bom? O que o torna único? Você é criativo e falante? O que o diferencia dos outros? No que você é superior? Você se conecta com seus clientes? Você sabe como adaptar sua mensagem ao seu público? Você encontrou seu próprio tom de comunicação? Você tem uma abordagem positiva e que atinge seu público quando você comunica sobre sua marca?

A partir deste diagnóstico podemos determinar quatro possíveis estratégias que o seu plano de comunicação pode seguir após a SWOT:

• Defensiva: Sua entidade social está em posição de lidar com ameaças através do uso de seus pontos fortes. Para isso, destaque o que o torna único e o diferencia da concorrência, ao mesmo tempo que se protege.
• Ofensiva : Consiste em aproveitar as oportunidades que existem ao nível da comunicação dentro do setor através da utilização dos seus pontos fortes. Este tipo de estratégia costuma ser muito desejada porque está orientada para o crescimento, embora no mundo social fosse motivo de debate se a utilização de estratégias ofensivas é algo que costuma acontecer, ou se é apenas mais uma estratégia do mundo empresarial.
• Sobrevivência: Essa estratégia é colocada em ação quando você enfrenta uma crise de comunicação. Nesse momento, é fundamental dar uma resposta coerente, honesta e à altura da tarefa. Mostre seu rosto para tentar limitar ao máximo os efeitos negativos que você está recebendo causados por ameaças ou comentários externos e, ao mesmo tempo, tente melhorar seus pontos fracos internos. A estratégia consiste em evitar as ameaças que estão à espreita e minimizar as fraquezas que estão em casa.
• Reorganização : Através desta estratégia pretende-se ultrapassar as fragilidades que a sua marca possa ter, aproveitando as oportunidades externas ao nível da comunicação que tenham sido identificadas ou que possam surgir.