Muitas das organizações sociais que nos rodeiam acabam por fracassar por razões não tanto económicas ou financeiras, mas antes porque são incapazes de resolver questões sociais e relacionais. Conforme estabelecido por Fernando Zembranos e José Ángel Medina, autores de Grupos Inteligentes. Teoria e práticas de trabalho em equipe , “muitas vezes se vê que os grupos, longe de serem ‘mais do que a soma de suas partes’, são uma verdadeira subtração das possibilidades de suas partes”.

Esses autores apontam o sistema de interações, a cultura compartilhada, a forma de realizar reuniões, a forma de coordenar o trabalho ou a forma de resolver conflitos como fatores relacionados. Diante disso, estabelecem, “um grupo inteligente é aquele que consegue verdadeiramente ser mais do que a soma de suas partes. É um grupo que aproveita as potencialidades e oportunidades do facto de ser um grupo:

• Executa coletivamente aquilo para o qual foi criado.
• Integra o bem-estar dos indivíduos considerados individualmente com o grupo em geral.
• Socializa o cérebro de cada um de seus membros para dar origem a uma inteligência coletiva.
• Aproveite a diversidade das pessoas que o compõem em vez de considerá-lo um erro.
• Faz com que o sentido do grupo seja resultado de uma construção coletiva real e não imposta.
• Possui uma estrutura horizontal e orientada para tarefas desenhada pelo próprio grupo.
• Implementa instrumentos, recursos e abordagens que facilitam a interação cooperativa.

O aprimoramento dessas dinâmicas de grupo pode ser aprendido e ensinado para alcançar um funcionamento funcional e horizontal, onde todos participam e compartilham sua sabedoria. Neste processo, pode ser de grande ajuda contar com a figura de um facilitador e/ou orientar-nos como grupo para adquirir essas competências. A maioria dos grupos tende a concentrar sua energia em alcançar seus objetivos rapidamente, sem prestar atenção suficiente ao que está acontecendo abaixo da superfície. Consequentemente, muitas vezes prejudicam o sucesso do esforço a longo prazo. Um bom facilitador ajuda a resolver essas dificuldades equilibrando o foco em três dimensões: Resultados, Processo e Relacionamento.

A principal tarefa do facilitador é ajudar o grupo a tornar-se mais eficaz, melhorando o seu processo e estrutura. A facilitação é um sistema de ferramentas, técnicas e habilidades para ajudar um grupo de pessoas a trabalhar bem para definir uma visão comum, tomar decisões, atingir os seus objetivos e criar um clima relacional onde a confiança prevalece e a comunicação é fluida, empática e honesta. Também é útil trabalhar com conflitos, quando estes surgem, em combinação com outras técnicas, como a mediação ou diferentes tipos de fóruns.

Diagrama de facilitação de grupo (Fonte: cooperación.es)

O processo do facilitador pode variar dependendo da situação, mas na maioria das vezes, você tem as seguintes responsabilidades ao participar da facilitação de workshops ou reuniões:

Design e Planejamento – A pedra angular da facilitação é compreender quais são os objetivos da sessão para que você possa trabalhar para alcançá-los. Depois de conhecer os objetivos, é hora de projetar o processo de grupo correto e selecionar as técnicas de facilitação corretas que o ajudarão a alcançar os resultados. Ter uma agenda sólida o ajudará a manter a confiança e a fazer os ajustes necessários durante o evento.

Execute o processo e facilite a reunião : Quando a sessão começar, é hora de orientar o grupo através do processo projetado, incentivar a participação e ajudar o grupo a atingir seus objetivos. Aqui estão alguns dos elementos mais importantes do que um facilitador faz especificamente durante uma sessão:

• Definir o contexto e as regras básicas – Trata-se de garantir que todos estejam na mesma página sobre os objetivos e a agenda da sessão e garantir que todos conheçam e concordem com as regras da reunião (regras são criadas sobre respeitar as opiniões dos outros, como as perguntas serão ser respondido, etc.). As melhores práticas de facilitação incluem liderar pelo exemplo – estabelecer regras básicas é um ótimo ponto de partida.
• Incentive a participação: É importante criar um ambiente em que todos se sintam encorajados a partilhar as suas opiniões. Isto pode envolver quebrar o gelo, ajudar as pessoas a se prepararem para a reunião e reconhecer as contribuições dos participantes nas conversas. Esta é uma das habilidades de facilitação de grupo mais importantes.
• Facilite as discussões: permanecer neutro ajudará a iniciar e encerrar as conversas, destacando os pontos de consenso e resumindo as principais conclusões. Intervir apenas quando necessário e ajudar o grupo a esclarecer os resultados.
• Mantenha tempo e espaço: Ao guiar o grupo pelas diferentes etapas do processo, mantenha um ambiente focado e participativo. Cuide do tempo e mantenha o ambiente propício para garantir discussões produtivas.
• Monitore a eficiência do trabalho em grupo e ajuste o processo se necessário: O principal objetivo como facilitador é manter o trabalho em grupo avançando e garantir que todos os participantes contribuam para encontrar soluções durante a sessão. Se se verificar que a cooperação está a falhar ou que o processo está paralisado, devemos encontrar as técnicas adequadas para ajustar o plano e ajudar a colocar o grupo de volta no caminho certo.
• Registrar os resultados: acordos alcançados, pontos de consenso, decisões e itens de ação; tudo isso deve ser registrado e preferencialmente mantido visível para todos os participantes durante o evento. A facilitação eficaz consiste em criar um diálogo aberto para grupos e equipas. Registrar e compartilhar os resultados de uma reunião ou workshop é a marca registrada de um facilitador que faz um excelente trabalho.

Desenvolver as habilidades para ser um bom facilitador é um processo que melhora com prática, prática e prática. É importante conhecer as habilidades necessárias para facilitar um grupo e tomar medidas para melhorar e reforçar essas habilidades. Algumas habilidades de facilitação para se preparar para uma reunião incluem:

• Crie um ambiente inclusivo
• Comunique diretrizes e instruções claras
• Dinâmica de grupo (e gestão de grupo)
• Empatia
• Escuta activa
• Habilidades verbais para facilitar conversas.
• Conflito de gestão
• construção de consenso
• Gestão de tempo
• Meça o nível de energia de uma sala
• Flexibilidade
• fique neutro
• registro de resultados