Beaucoup d’organisations sociales qui nous entourent finissent par échouer pour des raisons non pas tant économiques ou financières que parce qu’elles sont incapables de résoudre les problèmes sociaux et relationnels. Comme l'ont établi Fernando Zembranos et José Ángel Medina, auteurs de Groupes intelligents. Théorie et pratiques du travail en équipe , « on considère souvent que les groupes, loin d’être « plus que la somme de leurs parties », sont une véritable soustraction des possibilités de leurs parties. »

Ces auteurs pointent du doigt le système d'interactions, la culture partagée, la manière de tenir les réunions, la manière de coordonner le travail ou encore la manière de résoudre les conflits comme facteurs liés. Face à cela, établissent-ils, « un groupe intelligent est celui qui parvient véritablement à être plus que la somme de ses parties. C'est un groupe qui profite des potentialités et des opportunités dues au fait d'être un groupe :

• Exécute collectivement ce pour quoi il a été créé.
• Il intègre le bien-être des individus considérés individuellement avec le groupe en général.
• Elle socialise le cerveau de chacun de ses membres pour faire naître une intelligence collective.
• Profitez de la diversité des personnes qui le composent au lieu de considérer cela comme une erreur.
• Il fait du sens du groupe le résultat d'une véritable construction collective et non imposée.
• Il a une structure horizontale et axée sur les tâches, conçue par le groupe lui-même.
• Il met en œuvre des instruments, des ressources et des approches qui facilitent l’interaction coopérative.

L'amélioration de ces dynamiques de groupe peut s'apprendre et s'enseigner pour atteindre un fonctionnement fonctionnel et horizontal, où chacun participe et partage sa sagesse. Dans ce processus, il peut être d'une grande aide d'avoir la figure d'un facilitateur et/ou de nous guider en tant que groupe pour acquérir ces compétences. La plupart des groupes ont tendance à concentrer leur énergie sur l’atteinte rapide de leurs objectifs, sans accorder suffisamment d’attention à ce qui se passe sous la surface. Par conséquent, ils compromettent souvent le succès à long terme des efforts. Un bon facilitateur aide à résoudre ces difficultés en équilibrant l’accent mis sur trois dimensions : les résultats, le processus et la relation.

La tâche principale de l'animateur est d'aider le groupe à devenir plus efficace en améliorant son processus et sa structure. La facilitation est un système d'outils, de techniques et de compétences permettant d'aider un groupe de personnes à bien travailler pour définir une vision commune, prendre des décisions, atteindre leurs objectifs et créer un climat relationnel où la confiance prévaut et la communication est fluide, empathique et honnête. Il est également utile de travailler sur les conflits, lorsqu'ils surviennent, en combinaison avec d'autres techniques, comme la médiation ou différents types de forums.

Schéma d'animation de groupe (Source : cooperación.es)

Le processus d'animation peut varier selon la situation, mais la plupart du temps, vous avez les responsabilités suivantes lorsque vous participez à l'animation d'un atelier ou d'une réunion :

Conception et planification – La pierre angulaire de l’animation est de comprendre quels sont les objectifs de la session afin que vous puissiez travailler à leur réalisation. Une fois que vous connaissez les objectifs, il est temps de concevoir le bon processus de groupe et de sélectionner les bonnes techniques de facilitation qui vous aideront à atteindre les résultats. Avoir un agenda solide vous aidera à maintenir la confiance et à faire les ajustements nécessaires pendant l’événement.

Exécuter le processus et faciliter la réunion : Lorsque la session commence, il est temps de guider le groupe à travers le processus conçu, d'encourager la participation et d'aider le groupe à atteindre ses objectifs. Voici quelques-uns des éléments les plus importants de ce qu’un animateur fait spécifiquement au cours d’une session :

• Définir le contexte et les règles de base – Il s'agit de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant les objectifs et l'ordre du jour de la session et de s'assurer que tout le monde connaît et accepte les règles de la réunion (des règles sont créées sur le respect des opinions des autres, la manière dont les questions seront posées). recevoir une réponse, etc.). Les meilleures pratiques de facilitation incluent le fait de montrer l’exemple – l’établissement de règles de base est un excellent point de départ.
• Encourager la participation : Il est important de créer un environnement dans lequel chacun se sent encouragé à partager ses opinions. Cela peut impliquer de briser la glace, d'aider les gens à se préparer pour la réunion et de reconnaître les contributions des participants aux conversations. C’est l’une des compétences les plus importantes en matière d’animation de groupe.
• Faciliter les discussions : en restant neutre, cela aidera à démarrer et à clôturer les conversations, en mettant en évidence les points de consensus et en résumant les principaux points à retenir. N'intervenez que lorsque cela est nécessaire et aidez le groupe à clarifier les résultats.
• Préservez le temps et l’espace : pendant que vous guidez le groupe à travers les différentes étapes du processus, maintenez un environnement ciblé et participatif. Gérez votre temps et maintenez un environnement propice pour garantir des discussions productives.
• Surveiller l'efficacité du travail de groupe et ajuster le processus si nécessaire : ​​L'objectif principal en tant qu'animateur est de faire avancer le travail de groupe et de s'assurer que tous les participants contribuent à trouver des solutions au cours de la session. Si l’on constate que la coopération échoue ou que le processus s’enlise, il faut trouver les bonnes techniques pour ajuster le plan et aider à remettre le groupe sur les rails.
• Enregistrer les résultats : accords conclus, points de consensus, décisions et mesures à prendre ; tous ces éléments doivent être enregistrés et, de préférence, tenus à la vue de tous les participants pendant l'événement. Une facilitation efficace consiste à créer un dialogue ouvert pour les groupes et les équipes. Enregistrer et partager les résultats d’une réunion ou d’un atelier est la marque d’un animateur qui fait un excellent travail.

Développer les compétences nécessaires pour devenir un bon facilitateur est un processus qui s’améliore avec la pratique, la pratique et la pratique. Il est important de connaître les compétences nécessaires pour animer un groupe et de prendre des mesures pour améliorer et renforcer ces compétences. Certaines compétences d'animation pour préparer une réunion comprennent :

• Créer un environnement inclusif
• Communiquer des directives et des instructions claires
• Dynamique de groupe (et gestion de groupe)
• Empathie
• Écoute active
• Compétences verbales pour faciliter les conversations.
• La gestion des conflits
• établissement d'un consensus
• Organiser le temps
• Mesurer le niveau d'énergie d'une pièce
• La flexibilité
• rester neutre
• enregistrement des résultats