Μόλις μάθουμε την αφετηρία μας και τις πιθανές γενικές στρατηγικές που θέλουμε να υλοποιήσουμε, είμαστε σε θέση να προσγειώσουμε έναν στρατηγικό σχεδιασμό που αποκρυσταλλώνεται σε ένα σχέδιο επικοινωνίας. Υπάρχουν διάφοροι τύποι σχεδίων, μπορείτε να συμβουλευτείτε κάποια από τη βιβλιογραφική ενότητα ή να κάνετε αναζήτηση στο δίκτυο. Στην ουσία, όλοι τους επιδιώκουν να αντιμετωπίσουν τα ακόλουθα σημεία: στόχους, κοινό, μηνύματα, στρατηγικές, κοινό.

Καθορισμός τους στόχους μαςμάλλον θα είναι το σημείο εκκίνησης. Το να θέλουμε να επηρεάσουμε πολιτικούς παράγοντες σε δημοτικό επίπεδο με τις προτάσεις μας δεν είναι το ίδιο με την προσπάθεια να στήσουμε ένα έργο ή μια πλατφόρμα γειτονιάς ή να κάνουμε μια σειρά συνομιλιών για να δημοσιοποιήσουμε τον οργανισμό μας. Οι στόχοι που θέτουμε με το σχέδιό μας θα ευθυγραμμίζονται με το όραμα του οργανισμού μας και τους γενικούς στόχους του οργανισμού μας. Η ενότητα «στόχοι» μπορεί να είναι ιεραρχική σε γενικούς και ειδικούς στόχους καθώς και να συνοδεύεται από το αποτέλεσμα που συνδέεται με την επίτευξη, την ποσοτικοποίηση και την αξιολόγηση της επίτευξης του εν λόγω στόχου. Συχνά είναι χρήσιμο να χρησιμοποιείται ο κανόνας SMART, έτσι ώστε οι στόχοι να είναι: συγκεκριμένοι (συγκεκριμένοι), μετρήσιμοι (μετρήσιμοι), επιτεύξιμοι (εφικτοί), προσανατολισμένοι στο αποτέλεσμα (προσανατολισμένοι στο αποτέλεσμα) και καθορισμένοι χρονικά (περιορισμένοι στο χρόνο).

Βασικές πτυχές για ένα σχέδιο επικοινωνίας (Πηγή praktiktema.com)

Από εκεί και πέρα, το να γνωρίζουμε σε ποιους θέλουμε να απευθυνθούμε είναι επίσης πολύ χρήσιμο. Γενικά θέλουμε να προσεγγίσουμε «όλους», αλλά ξεχνάμε ότι δεν χρησιμοποιούν όλοι την ίδια γλώσσα ή δεν έχουν την ίδια δεκτικότητα στις προτάσεις μας. Πρέπει, λοιπόν, οριοθετούμε το κοινό μας προκειμένου να το προσεγγίσετε καλύτερα, με βάση ειδικά εστιασμένα μηνύματα και κανάλια. Για να τα ορίσουμε, είναι συνήθως χρήσιμο να αναλύσουμε τις αξίες και την ευαισθησία τους στους στόχους μας, καθώς και τον βαθμό συγγένειας και εγγύτητας που έχουμε μαζί τους.

Θεματικός και συναισθηματικός χάρτης συγγένειας (Πηγή: Εγχειρίδιο επικοινωνίας για την οργανωμένη ιθαγένεια)

Γενικά, όταν σκεφτόμαστε το κοινό και την επικοινωνία, τείνουμε να κοιτάμε έξω, ξεχνώντας πόσο σημαντική είναι η δική μας επικοινωνία μέσα στην ομάδα ή την οντότητά μας. Φροντίζοντας την ίδια την εσωτερική επικοινωνία , δίνοντάς της τη σημασία που έχει για τη φροντίδα της ίδιας της ομάδας και των σκοπών της, μέσω των κατάλληλων καναλιών και γλωσσών, θα μας βοηθήσει όχι μόνο να επιτύχουμε τους στόχους μας αλλά να το κάνουμε εύκολα και ικανοποιητικά, απολαμβάνοντας τη διαδικασία και κάνοντας αυτό αυτοσκοπός, κάτι που δεν πρέπει να είναι ασήμαντο.

Μόλις μάθουμε τι θέλουμε με την επικοινωνιακή μας πράξη και ξέρουμε ποιον ή ποιον θέλουμε να προσεγγίσουμε (ο διαχωρισμός του κοινού-στόχου δεν σημαίνει ότι δεν μπορούμε να έχουμε συμφέρον να προσεγγίσουμε διάφορα κοινά) θα είμαστε σε καλύτερη κατάσταση να καθορίσουμε τι θέλουμε να τους πούμε, γι' αυτό και το μήνυμά μας μι. Για να τα δημιουργήσετε, εστιάστε την προσοχή σας σε μια μοναδική, υπέροχη ιδέα, χωρισμένη σε τρία μηνύματα που την υποστηρίζουν: Τι πρέπει να μεταφέρετε; Τι θα θέλατε να μεταφέρετε; Και πώς θέλετε να αντιδράσει ή να ενεργήσει το κοινό σας;

Πριν προχωρήσετε περαιτέρω, είναι σημαντικό να εγγραφείτε α προϋπολογισμός ενότητα , όπου συλλέγουμε τα οικονομικά και πόρους στους οποίους μπορούμε να βασιστούμε, τόσο για την αναζωογόνηση των δραστηριοτήτων μας όσο και για την εκτέλεσή τους, καθώς αυτό θα εξαρτήσει σε μεγάλο βαθμό την προβολή του τι μπορούμε να σχεδιάσουμε.

Σε αυτό το σημείο θα είμαστε σε θέση να προσγειωθούμε α στρατηγική μήτρας για το σχέδιο και την επικοινωνία μας. Ο στρατηγικός άξονας είναι το σημείο εκκίνησης από το οποίο εδραιώνονται τα βασικά μηνύματα και οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν για την επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί. Ο άξονας πρέπει να είναι συνεπής τόσο με τους στόχους που έχουν τεθεί (καθώς αυτοί αποτελούν τον στόχο στον οποίο θέλουμε να φτάσουμε) όσο και με τους διαθέσιμους πόρους για την επίτευξή τους. Κατά τη στόχευση συγκεκριμένων δημόσιων τμημάτων, πρέπει να ορίζονται συγκεκριμένες ενέργειες επικοινωνίας για καθένα από αυτά. Αυτές οι ενέργειες πρέπει να έχουν πάντα υπόψη τη στρατηγική, ώστε όλα τα μηνύματα να είναι συνεπή.

Αφού μάθουμε τους πόρους που έχουμε, τι θέλουμε να πούμε και σε ποιους, πρέπει να σκεφτούμε πώς θα τους τα φέρουμε, δηλαδή, μέσω ποιων καναλιών θα διαδώσουμε τα μηνύματά μας. Σε γενικές γραμμές, μπορούμε να μιλήσουμε για:

• Κανάλια επικοινωνίας εκτός σύνδεσης: ραδιόφωνο και τηλεόραση, γραπτός τύπος, έπιπλα δρόμου, αφίσες, διαφημιστικές πινακίδες, πράξεις δημοσίων σχέσεων και εκδηλώσεις…
• Διαδικτυακά κανάλια επικοινωνίας: Ιστός, blog, κοινωνικά δίκτυα, ενημερωτικά δελτία, δελτία…

Ανάλογα με το κοινό στο οποίο απευθυνόμαστε, θα χρησιμοποιήσουμε το ένα ή το άλλο κανάλι ή θα συνδυάσουμε πολλά, κάτι που συνήθως ενσωματώνει μια επικοινωνία στα στρατηγικά της σχέδια. Τα κανάλια πρέπει να ευθυγραμμίζονται με το κοινό και με το μήνυμα. Για παράδειγμα, η γλώσσα του ραδιοφωνικού περιεχομένου δεν είναι η ίδια όπως στον γραπτό τύπο ή στα κοινωνικά δίκτυα. Μερικοί θα έχουν μια πιο καθομιλουμένη γλώσσα από άλλους, ένα μεγαλύτερο ή μικρότερο θεματικό βάθος…

Σε αυτό το σημείο, είναι καιρός να σχεδιάσουμε το σχέδιο δράσης και χρονοδιάγραμμα το . Αυτές οι ενέργειες πρέπει να ευθυγραμμίζονται με τους στόχους και τα κοινά που περιγράφονται παραπάνω και να βασίζονται σε καθήκοντα, ευθύνες, προθεσμίες και πόρους.

Σχέδιο δράσης (Πηγή: REAS RdR)

Τέλος, όπως κάθε στρατηγικός σχεδιασμός σε άλλους τομείς, είναι σημαντικό να συμπεριληφθεί ένα εκτίμηση ενότητα , η οποία μας επιτρέπει να αξιολογήσουμε εάν έχουμε επιτύχει τους στόχους μας και να αναπροσανατολίσουμε τον προγραμματισμό μας σύμφωνα με αυτά τα αποτελέσματα. Όσο πιο συγκεκριμένοι έχουμε ορίσει τους στόχους και τις ενέργειές μας, τόσο πιο εύκολο θα είναι αυτό το έργο για εμάς. Αν και πρέπει να δώσουμε λίγο χρόνο για να τεθεί σε ισχύ το σχέδιό μας και, ως εκ τούτου, να παρέχουμε στους εαυτούς μας επαρκή χρόνο για να πραγματοποιήσουμε την αξιολόγησή μας (ετήσια, διετή…), καλό είναι να έχουμε μια περιοδική αναλυτική ματιά για τη διόρθωση και την εφαρμογή πιθανές μικρές αλλαγές κατά την ίδια την εκτέλεση.