Una vez que conocemos nuestro punto de partida y las posibles estrategias generales que queremos llevar a cabo, estamos en condiciones de aterrizar una planificación estratégica que cristalice en un plan de comunicación. Hay varios tipos de planos, puedes consultar alguno del apartado bibliográfico o buscar en la red. En esencia, todos ellos buscan abordar los siguientes puntos: objetivos, audiencias, mensajes, estrategias, audiencias.

Definiendo nuestras metasprobablemente será el punto de partida; No es lo mismo querer incidir en los agentes políticos a nivel municipal con nuestras propuestas que intentar montar un proyecto o plataforma vecinal o realizar una serie de charlas para dar a conocer nuestra organización. Los objetivos que nos propongamos con nuestro plan estarán alineados con la visión de nuestra organización y los objetivos generales de nuestra organización. El apartado “objetivos” podrá ser jerárquico en objetivos generales y específicos así como ir acompañado del resultado vinculado a alcanzar, cuantificar y poder evaluar la consecución de dicho objetivo. Muchas veces es útil utilizar la regla SMART, para que los objetivos sean: específicos (específico), mensurables (medibles), alcanzables (alcanzables), orientados a resultados (result-oriented) y determinados en el tiempo (time-limited).

Aspectos claves para un plan de comunicación (Fuente practicatema.com)

A partir de ahí, saber a quién nos queremos dirigir también es muy útil. Generalmente queremos llegar a “todos”, pero olvidamos que no todos utilizan el mismo lenguaje ni tienen la misma receptividad ante nuestras propuestas. Debemos, por tanto, delimitar nuestro público para llegar mejor a él, basándose en mensajes y canales específicamente enfocados. Para definirlos suele ser útil analizar sus valores y sensibilidad hacia nuestros objetivos, así como el grado de afinidad y cercanía que tenemos con ellos.

Mapa temático y de afinidades afectivas (Fuente: Manual de comunicación para la ciudadanía organizada)

Generalmente, cuando pensamos en audiencias y comunicación tendemos a mirar hacia afuera, olvidando lo importante que es nuestra propia comunicación dentro de nuestro grupo o entidad. Cuidar la propia comunicación interna , darle la importancia que tiene para el cuidado del propio grupo y sus propósitos, a través de canales y lenguajes adecuados nos ayudará no sólo a alcanzar nuestros objetivos sino a hacerlo de forma fácil y satisfactoria, disfrutando del proceso y haciendo de este un fin en sí mismo, algo que no debería ser trivial.

Una vez que sepamos qué queremos con nuestro acto comunicativo y sepamos a quién o a quién queremos llegar (dividir el público objetivo no significa que no podamos tener interés en llegar a varios públicos) estaremos en mejores condiciones para determinar a qué queremos decirles, es por eso que tanto nuestro mensaje mi. Para crearlos, centra la atención en una sola y gran idea, desglosada en tres mensajes que la respalden: ¿Qué necesitas transmitir? ¿Qué te gustaría transmitir? ¿Y cómo quieres que reaccione o actúe tu audiencia?

Antes de continuar, es importante registrar un presupuesto apartado , donde recogemos las dotaciones financieras y de recursos con las que podemos contar, tanto para la dinamización de nuestras actividades como para su ejecución, ya que esto condicionará en gran medida la proyección de lo que podamos planificar.

En este punto estaremos en condiciones de aterrizar un estrategia matricial para nuestro plan y nuestra comunicación. El eje estratégico es el punto de partida a partir del cual se establecen los mensajes clave y las acciones que se deben llevar a cabo para alcanzar los objetivos marcados. El eje debe ser coherente tanto con los objetivos planteados (ya que estos constituyen la meta a donde queremos llegar) como con los recursos disponibles para alcanzarlos. Al dirigirse a segmentos de público específicos, se deben definir acciones de comunicación específicas para cada uno de ellos. Estas acciones siempre deben tener presente la estrategia para que todos los mensajes sean coherentes.

Una vez que sabemos los recursos que tenemos, qué queremos contar y a quién, debemos pensar cómo se lo vamos a hacer llegar, es decir, a través de qué canales vamos a difundir nuestros mensajes. A grandes rasgos podemos hablar de:

• Canales de comunicación offline: radio y televisión, prensa escrita, mobiliario urbano, carteles, vallas publicitarias, actos y eventos de relaciones públicas…
• Canales de comunicación online: Web, blog, redes sociales, newsletter, boletines…

Dependiendo del público al que nos dirijamos utilizaremos uno u otro canal o combinaremos varios, que es lo que suele integrar una comunicación en sus planes estratégicos. Los canales deben estar acordes con el público y con el mensaje. Por ejemplo, no es el mismo el lenguaje de los contenidos radiofónicos que en la prensa escrita o en las redes sociales; Algunos tendrán un lenguaje más coloquial que otros, una mayor o menor profundidad temática…

Llegado a este punto, llega el momento de diseñar el plan de acción y cronograma él . Estas acciones deben estar alineadas con los objetivos y públicos descritos anteriormente y fundamentadas en tareas, responsabilidades, plazos y recursos.

Plan de acción (Fuente: REAS RdR)

Finalmente, como cualquier planificación estratégica en otras áreas, es importante incluir una evaluación apartado , que nos permite valorar si hemos conseguido nuestros objetivos y reorientar nuestra planificación en función de estos resultados. Cuanto más concretos hayamos ido definiendo nuestros objetivos y acciones, más fácil nos resultará este trabajo. Aunque debemos darnos un tiempo para que nuestro plan surta efecto y, por tanto, disponer de un periodo de tiempo suficiente para realizar nuestra evaluación (anual, bienal…), es recomendable tener una mirada analítica periódica para corregir e implementar. posibles pequeños cambios durante la propia ejecución.