Une fois que nous connaissons notre point de départ et les stratégies générales possibles que nous souhaitons mettre en œuvre, nous sommes en mesure d'établir une planification stratégique qui se cristallise dans un plan de communication. Il existe différents types de plans, vous pouvez consulter certains de la section bibliographique ou effectuer des recherches sur le réseau. Essentiellement, tous cherchent à aborder les points suivants : objectifs, publics, messages, stratégies, publics.

Définition nos objectifsce sera probablement le point de départ ; vouloir influencer les agents politiques au niveau municipal avec nos propositions n’est pas la même chose que d’essayer de mettre en place un projet ou une plateforme de quartier ou d’organiser une série de conférences pour faire connaître notre organisation. Les objectifs que nous nous fixons avec notre plan seront alignés sur la vision de notre organisation et les objectifs généraux de notre organisation. La section « objectifs » peut être hiérarchisée en objectifs généraux et spécifiques ainsi qu’être accompagnée du résultat lié à atteindre, pour quantifier et pouvoir évaluer la réalisation dudit objectif. Il est souvent utile d’utiliser la règle SMART, de sorte que les objectifs soient : spécifiques (specific), mesurables (mesurables), atteignables (achievable), axés sur les résultats (result-oriented) et déterminés dans le temps (time-limited).

Aspects clés d'un plan de communication (Source practicaltema.com)

À partir de là, il est également très utile de savoir à qui l’on veut s’adresser. En général, on veut atteindre « tout le monde », mais on oublie que tout le monde n’utilise pas le même langage ou n’a pas la même réceptivité à nos propositions. Il faut donc : délimiter notre public afin de mieux l'atteindre, en s'appuyant sur des messages et des canaux spécifiquement ciblés. Pour les définir, il est généralement utile d'analyser leurs valeurs et leur sensibilité à nos objectifs, ainsi que le degré d'affinité et de proximité que nous avons avec eux.

Carte d'affinités thématiques et affectives (Source : Manuel de communication pour une citoyenneté organisée)

En général, lorsque nous pensons aux publics et à la communication, nous avons tendance à regarder à l’extérieur, oubliant à quel point notre propre communication est importante au sein de notre groupe ou de notre entité. Prendre soin de la communication interne elle-même , en lui donnant l'importance qu'il a pour le soin du groupe lui-même et de ses objectifs, à travers des canaux et des langages appropriés, nous aidera non seulement à atteindre nos objectifs mais à le faire facilement et de manière satisfaisante, en profitant du processus et en faisant de cela une fin en soi, quelque chose qui ne devrait pas être trivial.

Une fois que nous savons ce que nous voulons avec notre acte de communication et que nous savons qui ou qui nous voulons atteindre (diviser le public cible ne signifie pas que nous ne pouvons pas avoir intérêt à atteindre différents publics) nous serons dans de meilleures conditions pour déterminer ce que nous voulons leur dire, c'est pourquoi notre message e. Pour les créer, concentrez votre attention sur une seule et bonne idée, décomposée en trois messages qui la soutiennent : que souhaitez-vous transmettre ? Que souhaitez-vous transmettre ? Et comment souhaitez-vous que votre public réagisse ou agisse ?

Avant de continuer, il est important d'enregistrer un budget section, où nous collectons les dotations financières et en ressources sur lesquelles nous pouvons compter, tant pour la revitalisation de nos activités que pour leur exécution, car cela conditionnera en grande partie la projection de ce que nous pouvons planifier.

À ce stade, nous serons en mesure d'atterrir un stratégie matricielle pour notre plan et notre communication. L'axe stratégique est le point de départ à partir duquel sont établis les messages clés et les actions à mener pour atteindre les objectifs fixés. L'axe doit être cohérent à la fois avec les objectifs fixés (puisque ceux-ci constituent le but que nous souhaitons atteindre) et avec les ressources disponibles pour les atteindre. Lorsque l'on cible des segments publics spécifiques, des actions de communication spécifiques doivent être définies pour chacun d'eux. Ces actions doivent toujours tenir compte de la stratégie afin que tous les messages soient cohérents.

Une fois que nous connaissons les ressources dont nous disposons, ce que nous voulons dire et à qui, nous devons réfléchir à la manière dont nous allons le leur faire parvenir, c'est-à-dire, par quels canaux nous allons diffuser nos messages. En gros, nous pouvons parler de :

• Canaux de communication hors ligne : radio et télévision, presse écrite, mobilier urbain, affiches, panneaux publicitaires, actes et événements de relations publiques…
• Canaux de communication en ligne : Web, blog, réseaux sociaux, newsletter, bulletins…

En fonction du public auquel on s’adresse, on utilisera l’un ou l’autre canal ou on en combinera plusieurs, ce qui est ce qui intègre généralement une communication dans ses plans stratégiques. Les canaux doivent être en adéquation avec le public et avec le message. Par exemple, le langage des contenus radio n’est pas le même que dans la presse écrite ou sur les réseaux sociaux ; certains auront un langage plus familier que d’autres, une profondeur thématique plus ou moins grande…

À ce stade, il est temps de concevoir le plan d'action et calendrier Ces actions doivent être alignées sur les objectifs et les publics décrits ci-dessus et fondées sur des tâches, des responsabilités, des délais et des ressources.

Plan d'action (Source : REAS RdR)

Enfin, comme toute planification stratégique dans d’autres domaines, il est important d’inclure une évaluation section , qui nous permet d’évaluer si nous avons atteint nos objectifs et de réorienter notre planification en fonction de ces résultats. Plus nous aurons défini de manière concrète nos objectifs et nos actions, plus ce travail nous sera facile. Bien que nous devions nous accorder un certain temps pour que notre plan prenne effet et, par conséquent, nous donner un délai suffisant pour réaliser notre évaluation (annuelle, biennale…), il est conseillé d’avoir un regard analytique périodique pour corriger et mettre en œuvre d’éventuels petits changements pendant l’exécution elle-même.